Panduan Lengkap Membuat Mail Merge Microsoft Office 2007

Posted on Updated on

Mail Merge merupakan salah satu fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk membuat surat masal seperti surat undangan. Mail Merge dapat dimanfaatkan untuk membuat surat, mencantumkan nama tamu undangan dan membuat amplop secara masal. Selain itu mail merge juga diasa dimanfaatkan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop. Untuk menggunakan fasilitas Mail Merge kita harus menggabungkan dua buah file. File pertama merupakan dokumen utama (biasa disebut dengan dokumen master), berisi surat yang akan dikirim. File kedua merupakan sumber data , berisi data alamat yang akan dikirim surat.Data source dapat dibuat melalui Microsoft Word menggunakan fasilitas Table, menggunakan Microsoft Excel, dan Microsoft Access.

mail merge ms. 2007
mail merge ms. 2007

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

  • Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
  • Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

1. Membuat atau Menyimpan Dokumen Utama Mail Merge

1)        Buka dokumen word dengan kik tombol New,

2)        Buat surat undangan yang akan dibuat mail merge,

3)        Simpan dokumen surat tersebut dengan klik tombol Save As dengan nama file sesuai keinginan,

4)        Buat dokumen surat undangan menjadi format dokumen Letter, dengan menggunakan  langkah-langkah berikut.

  • Klik  Maillings
  • Klik tombol Start Mail Merge
  • Klik tombol Letter

2. Membuat atau Menyiapkan Sumber Data Mail Merge

Kita membuat data soruce dengan Microsoft Word menggunakan fasilitas tabel. Lakukan langkah-langkah berikut :

1)        Buka dokumen word dengan  klik tombol  Select Recepients

2)        Kemudian akan  muncul layar seperti dibawah  ini!

3)        Halaman diatas telah diisi dengan data seperti yang akan dikirim.  Sebelum memeasukkan data seperti diatas, pastikan terlebih dahulu type recipient information dengan cara menge KLIK TOMBOL New Entry. Akan muncul layar seperti dibawah!

4)   Kemudian pilihlah Field Names yang akan menjadi data.

5)   Bila dirasa cukup dalam memasukkan data, pilih tombol OK untuk menge-save data. Pilih tempat untuk menyimpan.

3. Menggabungkan Main Documen Surat Mail Merge dengan Data Source

1)      Buka dokumen  surat mail merge (Surat Undangan).

2)      Kemudian pilih Mailings > Start Mail Merge > Step By Step Mail Merge Wizard. Hal ini dilakukan untuk memudahkan dalam  membuka file data alamat yang akan dikirim. Selain itu juga dilakukan untuk memudahkan mengedit jika masih ada data yang ingin dirubah.

3)      Diatas terdapat beberapa pilihan. Pilih letters, karena yang akan dibuat adalah mail merge, bukan berupa E-meil messages, Envelopes, Labels dan Directory. Kemudian pilih Use the current documents, karena dokument master telah dibuat.

4)      Pilih “Select a different list…” untuk menaggabungkan file master dengan file pendukungnya (berupa alamat yang akan dituju). Pilih file data alamat yang akan dikirim.

5)      Atau pilih Edit recipient list… untuk mengedit kembali data alamat yang akan dikirim.

4. Menyisipkan Data Source ke Dalam Main Document Surat

1)      Letakan kursor pada area dokumen yang akan dijadikan tempat menyisipkan field. Misalnya di bawah Kepada Yth atau pada alamat surat.

2)      Klik tab Mailings

3)      Klik tombol Insert Merge Field

4)      Klik satu field yang ditampilkan pada daftar. Ulangi langkah ke 2 untuk menyisipkan field yang lain. Nama Field akan ditampilkan pada main document surat mail merge.

1)      Klik tab Mailings

2)      Klik tombol Preview Results

3)      Maka dokumen surat mail merge akan ditampilkan.

mail merge ms 2007
mail merge ms 2007

5. Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

1)      Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

  • Print Documents, untuk mencetak surat.

Ada 3 pilihan:

  1. All untuk mencetak semua surat.
  2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
  3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
  • Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.

    Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).

    Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

Panduan Lengkap Mail Merge Ms. Office 2007 : DOWNLOAD

Semoga bermanfaat!

About these ads

15 thoughts on “Panduan Lengkap Membuat Mail Merge Microsoft Office 2007

    agust said:
    November 10, 2012 at 7:04 am

    Trims Yo lee..eh dek…., maklum wis suwe ora tau otak2 atik surat menyurat…artikel yang benar2 bermanfaat

    Joko saputro said:
    June 24, 2012 at 12:05 pm

    Mantap gan,,
    makasih…

    Joko saputro said:
    June 24, 2012 at 12:05 pm

    Mantap gan..!!
    Makasih,,

    Cipta said:
    June 15, 2012 at 2:25 am

    Makasih banyak gan……….. langsung ke TKP

    pawitra said:
    April 30, 2012 at 3:33 pm

    makasih gan….

    Sony Jordan Sanchez said:
    April 22, 2012 at 10:25 pm

    terimakasih sangat membantu

    Ica said:
    January 27, 2012 at 7:43 pm

    mau tanya nih.. kok data asli saya gag bisa di liat ya setelah saya klik preview results?

    Talitha Putri said:
    September 12, 2011 at 6:37 pm

    thank banget >_<
    membantu sekali post nya :)

    darmadi said:
    June 6, 2011 at 11:46 pm

    cantik ….

    info toko surya62 said:
    April 4, 2011 at 11:22 am

    terima kasih atas infonya ya salam dari kami untuk Mas Iphin sekeluarga di jogja

    DEPOL said:
    March 31, 2011 at 9:11 am

    Thanks

    kusdiyono said:
    March 22, 2011 at 12:37 pm

    mohon izin utk saya upload di blog saya….

    Exca said:
    December 13, 2010 at 1:34 pm

    Thanks ya… krna artikelx akhirx sy bsa merge surat… dlu wktu kursus komputer pnh buat, tpi krna gk pnh d,aplikasikan k’pkrjaan sehari2 jd lupa… dgn ini sy bisa menghemat wktu sy…

    Asep ms said:
    May 10, 2010 at 6:55 pm

    Asalamualaikum,aku mau tau ukuran text area pada kertas dan pada kertas jenis apa untuk membuat surat dinas,?tolong balas ke email aku ea,,

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s